INTRODUCCIÓN A HOJA DE CÁLCULO ELECTRÓNICA
Para acceder al programa Excel se debe seguir la siguiente serie de pasos:
* Pulsamos el botón "Inicio".
* Opción "Programas"
* Seleccionamos Microsoft Excel
Despliega la siguiente pantalla
* Opción "Programas"
* Seleccionamos Microsoft Excel
Despliega la siguiente pantalla
La pantalla muestra las herramientas a utilizar por el programa mediante iconos organizados en barras y el area de trabajo se distribuye en columnas identificadas por letras, filas identificadas por números y la intersección de ambas forma una celda que es el área mínima de almacenamiento en la hoja electrónica.
IMPORTANTE: La pantalla del programa puede mostrar distinto aspecto dependiendo de las barras de menú que se encuentren activadas. Si no se observa una barra se activa el menú "Ver" de la barra de menús y posterioriormente seleccionar "Barras de herramientas".
· Se desplegará una lista de las barras disponibles en el programa.
· Apareceran anteponiendo un recuadro (selección), que sirve para activar o desactivar (palomita) la opción de barra de herramienta.
· De esta forma aparece una nueva barra.
ELEMENTOS DE LA VENTANA DE EXCEL
· De esta forma aparece una nueva barra.
ELEMENTOS DE LA VENTANA DE EXCEL
La ventana principal de Excel cuenta con las siguientes Barras de herramientas.
· Barra de Título. Se encuentra en la parte superior de la ventana muestra el nombre del programa y el nombre del archivo (cuando no se ha asignado ningún nombre de archivo se denomina Libro). También se encuentran los íconos de control (minimizar, restaurar/maximizar, cerrar).
· Barra de menús. Muestra una serie de opciones que permiten desplegar en forma lista los comandos o instrucciones para el manejo del programa.
· Barra de heramientas Estándar. Permite realizar rápidamente algunas de las operaciones más comunes como abrir y guardar archivos, imprimirlos o copiar y pegar lo copiado en otro lado.
· La Barra de Formato. La Barra de formato puede aparecer a continuación de la Barra estándar o en una fila independiente.
Para cambiar entre una y otra alternativa:
· Nos situamos sobre una Barra y pulsamos el botón DERECHO del ratón.
· Pulsamos Personalizar.
· Y en la pestaña Opciones, pulsamos sobre el recuadro de confirmación de "Las Barras Formato y Estándar comparten una fila"
FUNCIONES
· Nos situamos sobre una Barra y pulsamos el botón DERECHO del ratón.
· Pulsamos Personalizar.
· Y en la pestaña Opciones, pulsamos sobre el recuadro de confirmación de "Las Barras Formato y Estándar comparten una fila"
FUNCIONES
Las funciones nos permiten utilizar una amplia variedad de parámetros. Son fórmulas predefinidas, que utilizan ciertos valores denominados argumentos.
Por ejemplo la función que nos permite realizar la suma de los números introducidos desde la casilla A1 a la C3 queda como
=SUMA(A1:C3) donde:
Comenzamos la función con el signo igual "=" para indicar al programa que se trata de un cálculo.
El nombre de la función que queremos realizar. La operación que deseamos realizar en este caso SUMA
El argumento que en este caso hace referencia al rango de celdas donde se encuentran los números a sumar.
Para realizar cálculos en excel de manera rápida se deben utilizar como referencias los nombres de la celdas donde se encuentre el valor.
Pero en general los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos, matrices o referencias de celdas.
Las funciones adoptan la forma de =FUNCION(argumento1;argumento2;argumento3...), donde los argumentos se encuentran separados por punto y coma.
Por tanto para sumar los números introducidos en las celdas A1, A2, A3 y A4 tenemos varias posibilidades
Utilizar la función SUMA y escribir todos los argumentos uno detrás de otro
=SUMA(A1;A2;A3;A4)
Utilizamos la función SUMA pero ahora resumimos las celdas escribiendo la primera, dos puntos y la última
=SUMA(A1:A4)
Sumamos mediante el operador matemático suma u escribiendo todas las celdas
=A1+A2+A3+A4
EJEMPLO
Vamos a partir de los datos que aparecen en la siguiente imagen. Vamos a utilizar dos funciones:
Calcular las sumas y
Una función para calcular que cantidad corresponde a las ventas más bajas de un mes y zona.
· El texto "Ventas mensuales" se teclea en la celda A1 y luego se selecciona el rango A1:E1 y se pulsa el botón Combinar y centrar.
· Para adaptar el formato de los números se utiliza el botón Euro de la barra de formato.
Vamos a utilizar primero la función Autosuma que conocemos para calcular los totales. Para sumar la primera columna la función quedaría =SUMA(B4:B7)
Independientemente del cálculo anterior vamos a calcular el mes y la zona al que corresponden la ventas más bajas utilizamos la función Mínimo que se designa por MIN.
Vamos a calcular el mínimo de los datos mensuales sin incluir los totales Por tanto el argumento es la zona de datos sobre la que deseamos calcular el mínimo. Es decir desde B4 a C7 por lo que el argumento se escribe (B4:C7)
La función queda =MIN(B4:C7)
Escribimos la función en la celda B11
Y el resultado se muestra en la siguiente imagen.
Vamos a utilizar primero la función Autosuma que conocemos para calcular los totales. Para sumar la primera columna la función quedaría =SUMA(B4:B7)
Independientemente del cálculo anterior vamos a calcular el mes y la zona al que corresponden la ventas más bajas utilizamos la función Mínimo que se designa por MIN.
Vamos a calcular el mínimo de los datos mensuales sin incluir los totales Por tanto el argumento es la zona de datos sobre la que deseamos calcular el mínimo. Es decir desde B4 a C7 por lo que el argumento se escribe (B4:C7)
La función queda =MIN(B4:C7)
Escribimos la función en la celda B11
Y el resultado se muestra en la siguiente imagen.
Una de las cuestiones más interesantes de las Hojas de Cálculo es que nos permite cambiar los datos y las funciones recalculan los resultados teniendo en cuenta los nuevos datos. Por ejemplo vamos a sustituir el número 122,00 que aparece en la celda C7 por el número 350 y comprobaremos como afecta a la suma de su columna y al resultado mínimo de ventas.
Y el resultado es que la suma de la columna de febrero refleja el cambio que hemos efectuado y la función mínimo también.
